HULP NODIG BIJ DE ATTESTEN?

Inhoud

Voor cloud-gebruikers

U kunt de fiscale attesten vinden in het tabblad ‘Overzichten’ → ‘Fiscale attesten’

Sla het hoofdstuk “Voor lokale gebruikers” over en ga direct naar fiscale attesten maken

Voor lokale gebruikers

Belangrijk! Voordat u kunt starten met de fiscale attesten, hebben wij een backup nodig van uw Reinaert database.

Start Reinaert
Ga naar “systeembeheer” en kies “Dienst- en licentiegegevens”
Noteer uw serienummer en sleutel
Ga naar reinaert.be/fiscaleattesten
Log in met het serienummer en de sleutel

Ga verder met het volgende hoofdstuk (fiscale attesten maken)

Fiscale attesten maken

Fiscale attesten worden opgemaakt volgens het standaard attest nr. 281.86.
Voor de uitgaven van 2024 kan je met Reinaert de attesten ook digitaal doorsturen naar BELCOTAX.

Vanaf het inkomstenjaar 2024 (aangifte in 2025) kan je maximaal €16.40 per opvangdag per kind inbrengen.

We hebben enkele stappen te doorlopen bij het maken van de attesten:

Instellingen
Betalingen inlezen (optioneel)
Berekenen
Anomalieën controleren
Overzicht en bewerking
Extra’s
Correcties
PDF Genereren
XML bestand downloaden
Attesten verzenden
PDF Downloaden

Let op! Het is belangrijk om deze stappen in de juiste volgorde uit te voeren

1. Instellingen

Klik op ‘Instellingen’
Vul de gevraagde gegevens in

De instantie of persoon die instaat voor de opvang is:

de instelling, de opvangvoorziening, het kinderdagverblijf, het onthaalgezin, de school, gevestigd in de Europese Economische Ruimte,
de inrichtende macht van de school gevestigd in de Europese Economische Ruimte,
het lokale openbare bestuur, het openbare bestuur van de gemeenschap of het gewest,
de buitenlandse openbare instelling gevestigd in een andere lidstaat van de Europese Economische Ruimte,
de organisatie gevestigd in de Europese Economische Ruimte die thuisopvang voor zieke kinderen door professionele oppassers organiseert,
de zelfstandige oppasser die een ziek kind oppast in het kader van de beroepsactiviteit die hij/zij uitoefent in de Europese Economische Ruimte.

Vul ook in het volgende scherm de gevraagde gegevens in (behalve voor locaties die door Kind en Gezin (K&G) erkend zijn
De handtekening komt onderaan ‘blad 2’ bij het afdrukken van een attest
De ondertekening komt op blad II onderaan bij het afdrukken van een attest (niet nodig voor BELCOTAX-verzending)
Indien u de bestanden aan BELCOTAX wil leveren, vul dan ook volgende gegevens in.

Let op: Dit gaat over de verzender van het bestand. Indien er problemen zijn, zal deze persoon gecontacteerd worden.Het is belangrijk om de divisie nummers in te geven als u meerdere bestanden naar BELCOTAX zult versturen vanuit verschillende softwarepaketten. U kunt hiervoor intern afspreken wie welk nummer gebruikt, zodat de bestanden niet overschreven worden, bijvoorbeeld:

- Speelpleinwerking = 1
- Kinderdagverblijven = 2
- Buitenschoolse opvang = 3

In het geval je zowel door K&G erkende locaties hebt als niet erkende, dan moeten er 2 reeksten fiscale attesten met 2 verschillende divisienummers gemaakt worden.

Klik op ‘Opslaan’

2. Betalingen inlezen (optioneel)

Betalingen inlezen kan enkel voor gebruikers met ondersteund betalingsbestand (bv. uit betalingsopvolging).

Let op! Enkel de effectief betaalde facturen worden in acht genomen voor het maken van de attesten.

Volg deze stappen om de betalingen in te lezen:

Klik op “betalingen inlezen”.
Klik op “bestanden uploaden”
Klik op “Bestand kiezen” en zoek uw betalingsbestand op uw computer
Klik op “Uploaden” om uw betalingen te verwerken

3. Berekenen

In dit blokje wordt er uitleg gegeven over hoe een certificaat opgesteld word. Kijk onder dit blokje om de volgende stappen te volgen. Verzamelen van gegevens

Het systeem verzamelt alle betaalde facturen uit 2024
Voor elk kind worden twee aparte tabellen gemaakt:
1. Een tabel voor erkende locaties
2. Een tabel voor niet-erkende locaties

Verwerking per kind

Situatie 1 → Alle dagtarieven zijn onder het maximumtarief: Er wordt 1 eenvoudig attest gemaakt met de begin- en einddatum van de opvang, het totaal aantal dagen en het totaal betaald bedrag. Het dagtarief wordt niet vermeld.
Situatie 2 → Eén of meer dagtarieven zijn aan of boven het maximumtarief: Er wordt een gedetailleerd attest gemaakt waarbij elk verschillend dagtarief (ook die onder het maximum) op een aparte lijn worden vermeld, met telkens de begin- en einddatum, het aantal dagen en het totaalbedrag voor die periode. Belangrijk: Een attest kan slechts 4 tarieflijnen bevatten. Indien er meer dan 4 zijn, worden er automatisch meerdere attesten aangemaakt.

Volg deze stappen om de fiscale attesten te berekenen:

Klik op “Berekenen”

Let op! Indien u eerder al handmatig fiscale attesten handmatig hebt aangepast, dan zullen deze overschreven worden wanneer u opnieuw op deze knop klikt.

Kies de methode om de fiscale attesten te berekenen en vul de gevraagde velden in.
Er zijn twee methodes om de fiscale attesten te berekenen:

- Via geïmporteerde betalingen (aanbevolen)
  - Gebaseerd op gefactureerde bedragen van het voorbije jaar
  - Vereist compatibel boekhoudpakket dat een bestand met alle betalingen van Reinaert-facturen van een kalenderjaar kan produceren volgens het door ons opgelegde protocol, óf met ons pakket Betalingsopvolging (contacteer ons voor meer details)
- Via periodeselectie
  - Gebaseerd op gefactureerde bedragen binnen de geselecteerdeperiode (houdt geen rekening met al dan niet ontvangen betalingen)
  - Beginperiode ligt automatisch vast (maand na de maand die het vorige jaar de eindperiode was)
  - Eindperiode kunt u kiezen, maar ligt in het inkomstenjaar. Het is doorgaans november of december, waarbij november wordt vaker gekozen omdat decemberfacturen meestal niet meer in hetzelfde jaar betaald worden.
  - Bij deze methode kunt u rekening houden met ontbrekende betalingen door de fiscale attesten manueel te wijzigen.

Klik op “Berekenen” om de fiscale attesten te berekenen (dit kan even duren)

4. Anomalieën

Na het berekenen kan je een Excel-bestand downloaden met dingen die niet correct of onvolledig zijn, zoals:

Kinderen zonder rijksregisternummer
Ouder zonder rijksregisternummer
Foutief rijksregisternummer
Rijksregisternummer van de ouder = rijksregisternummer van het kind

Corrigeer deze gegevens in de attesten (zie volgende stap). En corrigeer eventueel ook in Reinaert voor het volgende jaar.

5. Overzicht en bewerken

Je kan de berekende fiscale attesten bekijken en indien nodig ook bewerken.

Attesten bekijken

In het overzicht kunt u alle fiscale attesten beheren. Via de filterknoppen bovenaan kunt u kiezen tussen

Erkende attesten
Niet-erkende attesten.

Het overzicht toont alle attesten en hun attestregels, waarbij één attest meerdere regels kan bevatten.

Door op de naam van een kind te klikken, kunt u:

een PDF-weergave van het attest krijgen
de berekeningsdetails van het attest zien door op het rekenmachine-icoontje te klikken (handig voor vragen van ouders)
gegevens bewerken (via bewerkings-icoon)
het attest verwijderen (Let op: dit is definitief!)

Attesten bewerken

Alle attestgegevens kunnen aangepast worden via de wijzig-knop rechts van het attest.

Bij attesten met meerdere periodes (maximum 4) wordt een adreswijziging automatisch toegepast op deze andere bijhorende periodes. Per regel kunt u één periode aanpassen.
Klik op de “Bekijk”-knop om het fiscale attest te zien.

6. Extra’s

Controleer eventuele extra’s die manueel in de attesten verwerkt moeten worden.

7. Correcties

Verwerk indien nodig de regularisaties handmatig in de attesten.

Voor het verzenden van XML-bestanden verwijzen wij u naar de officiële handleiding.

8. PDF Genereren

Via deze knop kunt u alle PDF’s genereren

Deze stap kan lang duren. Reken op 1 seconde per attest, dus als u bijvoorbeeld 3000 attesten moet genereren, zal dit 50 minuten duren.

9. XML bestand downloaden

Download het XML bestand om te verwerken met BOW Convert.

10. Attesten verzenden

Je kan nu de attesten per e-mail verzenden.

11. PDF Downloaden

Download de niet verzonden PDF’s eventueel met het adres om te verzenden met de post.

Download alle PDF’s voor je archief.

Nuttige links

Verdere info in onze handleiding:

Hoe op een efficiënte manier de certificaten voor bereiden?

Andere nuttige links:

Contact voor Ondersteuning

Telefoon: 051 67 97 27
E-mail: support@eurocomsoftware.com

Fiscale attesten