Voorbereiding eerste facturatie

Belangrijk

1. Ga naar Instellingen in het menu
2. Kies het label “Facturatie”
3. Je komt nu op het scherm waar je alle instellingen kunt invoeren

---

Tarieven instellen

Wat zijn tarieven?

Tarieven bepalen welke prijs elke familie betaalt voor de opvang. Voorbeelden van tarieven:

• Gratis Tarief
• Sociaal Tarief
• Werknemers
• Standaardtarief

Tarieven toevoegen

1. Klik op de groene plusknop
2. Voer de naam van het tarief in
3. Voer de gewenste gegevens in
4. Klik op ‘Opslaan’

⚠️ Belangrijk

• Je kunt tarieven toevoegen, maar niet meer verwijderen
• Eenmaal een tarief in gebruik, heeft het systeem dit nodig voor correcte werking
• Elk gezin moet gekoppeld zijn aan een tarief. Dit doe je bij Basisgegevens → Gezinnen.

---

Facturatie-instellingen

Specifieke instellingen

Deze instellingen bepalen hoe tarieven worden toegepast:

3 uur en 6 uur

Bepaald onder welk regime precies 3 uur en precies 6 uur vallen.

Woensdagnamiddag

Kies het tarief voor woensdagmiddag:

• Voordeligste tarief
• Tarief half uur
• Tarief schoolvrije dag

Gelijktijdigheid

Korting wanneer meerdere kinderen van een gezin aanwezig zijn:

• Per dag: Korting per dag berekenen
• Per maand: Korting per maand berekenen
• Per opvangmoment: Korting per opvangmoment berekenen

Factuur maken bij totaal bedrag = 0

Bepaal of er een factuur gemaakt wordt wanneer het bedrag €0,00 is.

---

Logo uploaden

Je eigen logo gebruiken

1. Ga naar de sectie LOGO
2. Klik op het logo-vlak of het camera-icoon
3. Upload je logo

⚠️ Belangrijk

Kies een klein bestand. Dit zorgt voor een snellere generatie van facturen en nemen minder opslagruimte in beslag.

---

Geavanceerde instellingen

Factuurnummer instellen

Je kunt je eigen factuurnummer-opbouw maken:

Speciale tekens:

• YY: Jaar in 2 cijfers (bijv. 23)
• YYYY: Jaar in 4 cijfers (bijv. 2023)
• MM: Maand (bijv. 12)
• 9999: Factuurnummer (aantal 9’s = aantal cijfers)

Voorbeelden:

• YYYY/99999 = 2023/00001
• YY/MM/99999 = 23/12/00001
• FACT00099999/YYYY/MM = FACT00000001/2023/12

⚠️ Belangrijk

Wijzig deze instellingen alleen voor de facturatie van een nieuw boekjaar om doorlopende nummering te behouden.

Lage factuurbedragen vermijden

Je kunt kleine bedragen uitstellen:

• Minimumbedrag positieve facturen
• Minimumbedrag negatieve facturen
• Maximum maanden: Hoeveel maanden uitgesteld mogen worden
• Alles factureren in december: Vink aan om in december alles te factureren, ook als de minimumbedragen nog niet bereikt werden

Voorbeeld instelling:

• Minimum bedrag positieve facturen: 10,00
• Minimumbedrag negatieve facturen: -5.00
• Maximale maanden: 5
• Alles factureren in december: ✓

Laatste nummers controleren

Controleer deze voor je begint met factureren:

• Laatste factuur nummer
• Laatste creditnota nummer
• Betaaltermijn (bijv. 30 dagen)

---

Domiciliëring instellen

Wanneer nodig?

Alleen als je met domiciliëringen wenst te werken.

Benodigde gegevens

Vraag de nodige informatie informatie aan uw financiële dienst:

Waar voor nodig?

• Domiciliëring bestand maken voor de bank
• SEPA machtiging afdrukken

---

Instellingen uit Oud-Reinaert

Het onderstaande vak bevat de instellingen voor de facturen uit de vroegere versie van Reinaert. Je kan deze gegevens behouden of verplaatsen naar de factuur templates als je dat wenst.

Facturen maken

Klik hier voor een handleiding om de facturen te maken.