Hoe op een efficiënte manier de certificaten voor bereiden?
De beste manier is:
- Instellingen van de locaties controleren en aanpassen.
- Instellingen controleren en aanpassen.
- Betalingsbestanden uitproberen.
- Berekenen van de attesten.
- Wegwerken van de anomalieën.
- Berekenen van de attesten.
- Controleren van de attesten en eventueel bewerken en toevoegen.
- Attesten uploaden naar Belcotax.
- PDF bestanden opnieuw genereren.
- Afdrukken en verzenden van de attesten.
Instellingen van de locaties controleren en aanpassen indien nodig.
Vorig jaar hebben we opgemerkt dat locaties niet altijd juist stonden voor wat betreft erkend of niet erkend. Daarom raden wij aan om extra te controleren of deze eigenschap wel juist staat. Voor zij die nog niet in de Cloud werken moet dit gebeuren alvorens de back-up op te sturen. Heb je reeds een back-up bezorgd, en de instellingen zijn fout, neem dan contact op, dan gaan we dat voor jullie aanpassen.
Met de knop instellingen kan je alle vaste gegevens van het attest aanpassen.
De aanpassingen worden nu per jaar bijgehouden. Voor dit jaar hebben wij een kopie van vorig jaar voorzien. Zo kunnen jullie vlugger aan de slag.
Betalingsbestanden uitproberen.
indien je een betalingsbestand gebruikt start dan tijdig. Problemen met betalingsbestanden kunnen voor heel wat vertraging zorgen. De vele verschillende soorten betalingsbestanden maken het ons niet gemakkelijk om voor iedereen de bestanden perfect in te lezen.
Bij problemen kunnen we nog wat aanpassingen doen en kunnen de attesten tijdig gemaakt en verzonden worden.
Wegwerken van de anomalieën.
Uit ervaring hebben wij geleerd dat bij het maken van attesten bepaalde gegevens ontbreken. Vooral problemen rond rijksregisternummers en e-mailadressen.
Daarom hebben wij een nieuw hulpmiddel ontwikkeld om jullie daarbij te helpen.
Na het genereren van de attesten kunnen de anomalieën worden opgevraagd.
Deze worden meteen gedownload als Excel-bestand.
Het bevat een lijst met alle gegevens die ontbreken.
Er zijn nu twee mogelijkheden. Ofwel pas je die aan in de attesten. Ofwel pas je die aan in Reinaert. Wij bieden de voorkeur aan het tweede.
Maar klanten die nog niet in de Cloud werken hebben geen keuze en kunnen enkel het attest juist zetten. Doch raden wij aan de aanpassingen ook te doen in Reinaert zodat volgend jaar niet alle verbeteringen moeten worden overgedaan.
We kunnen ook na de aanpassingen in Reinaert een nieuwe back-up uploaden om daarna de attesten terug te berekenen met de juiste gegevens.
Het hangt allemaal af van hoeveel aanpassingen er moeten gebeuren.
Controleren van de attesten en eventueel bewerken en toevoegen.
Eens de attesten na het berekenen er goed uitzien, dan kunnen we die raadplegen, controleren en waar nodig aanpassen.
Vorig jaar hebben wij veel aanvragen gekregen om berekeningen te verifiëren. Dit vergde telkens veel tijd en communicatie. Daarom hebben wij een knop voorzien om de berekening automatisch te genereren en als een soort rapport in pdf-formaat aan te bieden.
Let wel: De berekeningen gebeuren telkens op dezelfde manier en het resultaat in de lijst erkend is dezelfde als in niet erkend.
Aanpassingen aan het certificaat hebben ook geen invloed op die berekeningen.
Sinds kort wordt na het aanpassen of toevoegen van een certificaat de pdf automatisch gegenereerd. Ook bij het toevoegen van een nieuw certificaat wordt er automatisch een nummer gegeven.
Attesten uploaden naar FOD Financiën.
Met de knop ‘BELCOTAX XML bestand downloaden’ download je het xml bestand.
Dit bestand kan meteen worden verstuurd naar FOD Financiën. Controle met de BOW-converter is aan te raden.
Het gaat erom dat de attesten opeenvolgend moeten genummerd zijn en dat aanpassingen bij Belcotax nadien enkel en alleen via het nummer kunnen gebeuren. Stel, je hebt een certificaat 250 dat is op naam van Janssens Jan, er is een of meerdere certificaten gewist en je hebt die verzonden naar de ouder voor je die naar Belcotax hebt verstuurd, dan heeft de ouder een certificaat met nummer 250. Maar dat certificaat is hernummerd naar 245 alvorens te verstur- en naar Belcotax. Als er nadien aanpassingen moeten gebeuren
bij Belcotax, dan kan het niet anders dan via nummer 245.
Deze stap is heel belangrijk.
Hou rekening dat alle aanpassingen aan attesten ook moeten gebeuren bij Belcotax. Een attest zomaar aanpassen en naar een ouder sturen nadat het werd verzonden naar Belcotax mag niet. Eerst aanpassen in Belcotax en als dit aanvaard is, dan pas versturen naar de ouder.
PDF bestanden opnieuw genereren.
Gezien de attesten opnieuw genummerd zijn, zijn de PDF’s niet meer in overeenstemming met de verzonden attesten. Daarom moeten deze opnieuw aangemaakt worden. Dit is een tijdrovende actie.
Afdrukken en verzenden van de attesten.
Het verzenden per e-mail vraagt tijd. We kunnen door de beperkingen van de e-mailservers niet alle e-mails in één keer verzenden. Daar kunnen we niets aan doen. Alles heeft te mak- en met het vermijden dat we door de e mailservers als spammer worden gezien
Als verschillende klanten facturen en attesten versturen, kan het uren duren alvorens de e-mails zijn verzonden. Geduld hebben is hierbij de enige oplossing.