Inleiding
De gegevens van een gezin moeten een realistisch beeld geven van de huidige situatie. We krijgen regelmatig vragen over hoe je omgaat met gezinnen die uit elkaar zijn gegaan.
Deze handleiding helpt je om problemen te voorkomen.
Twee mogelijke situaties
Wanneer een gezin uit elkaar gaat, zijn er twee mogelijkheden:
- Eén ouder verlaat het gezin en de kinderen blijven bij de andere ouder
- Eén ouder verlaat het gezin en vormt een nieuw gezin. De kinderen horen bij beide gezinnen
Situatie 1: Kinderen blijven bij één ouder
Wat moet je doen?
- Hoofdcontact aanpassen
- Verander het hoofdcontact naar de ouder die blijft (indien nodig)
- Vertrekkende ouder ontkoppelen
- Koppel de ouder die vertrekt los van het gezin
- Tip: Noteer de naam van deze ouder in de opmerkingen voor later gebruik
- Adressen bijwerken
- Pas het woonadres aan (indien nodig)
- Pas het facturatieadres aan (indien nodig)
- Kinderen
- Voor de kinderen hoef je niets te wijzigen
- Personen inactief zetten
- Zet de ontkoppelde ouder bij ‘personen’ op inactief
Wat gebeurt er dan?
- Alle bestaande inschrijvingen en registraties blijven aan het gezin gekoppeld
- Gegevens van oude facturen blijven ongewijzigd
- Fiscale attesten en boekhouding blijven intact
Situatie 2: Kinderen horen bij beide ouders (co-ouderschap)
Wanneer gebruik je deze optie?
Alleen wanneer:
- Registraties voor de kinderen zullen wisselen tussen beide ouders
- De vertrekkende ouder ook inschrijvingen gaat doen en facturen gaat ontvangen
Let op: Als de vertrekkende ouder geen inschrijvingen doet en geen facturen ontvangt, gebruik dan Situatie 1.
Wat moet je doen?
- Stap 1: Voer eerst alle stappen uit van Situatie 1
- Stap 2: Nieuw gezin aanmaken
- Maak een nieuw gezin aan (zonder de wizard te gebruiken)
- Stap 3: Koppelingen maken
- Koppel de vertrekkende ouder aan het nieuwe gezin
- Koppel ook de kinderen aan het nieuwe gezin
Wat gebeurt er dan?
- Inschrijvingen: Beide ouders kunnen apart inschrijvingen doen voor de kinderen
- Registraties: Kinderen kunnen bij verschillende gezinnen geregistreerd staan
- Badges: Bij gebruik van Tjek krijgt elk gezin een eigen badge per kind
- Facturatie:
- Opvang bij de moeder wordt aan de moeder gefactureerd
- Opvang bij de vader wordt aan de vader gefactureerd
- Fiscale attesten: Later krijgen beide ouders aparte attesten voor de opvang die zij betaalden
Voorbeeld: Wisselende weken
- Week 1: Kind is bij moeder → moeder gebruikt haar badge → registratie bij gezin van moeder
- Week 2: Kind is bij vader → vader gebruikt zijn badge → registratie bij gezin van vader
Voordelen van de juiste werkwijze
Als een éénoudergezin later een nieuw samengesteld gezin wordt:
- Je hoeft alleen de nieuwe ouder en zijn kinderen te koppelen
- De rest gaat automatisch
Belangrijke opmerking: Een ouder kan maar bij één gezin tegelijk horen. Je moet de ouder eerst ontkoppelen van het vorige gezin.
Verschil met de oude versie van Reinaert
Oude versie:
- Een kind kon niet aan twee gezinnen gekoppeld worden
- Bij co-ouderschap moest je een nieuw gezin maken en de kinderen opnieuw aanmaken
Nieuwe versie:
- Kinderen kunnen aan meerdere gezinnen gekoppeld worden
- Een kind en een ouder komen maar één keer voor in de basisgegevens
- Als een kind aan twee gezinnen gekoppeld is, verschijnt het in lijsten twee keer (met verwijzing naar het juiste gezin)
Wat je NIET moet doen
❌ Verkeerde aanpak:
- Twee nieuwe gezinnen maken bij scheiding
- Kinderen opnieuw aanmaken
Waarom niet?
- Inschrijvingen en registraties van het oude gezin komen op facturen van dat gezin
- Kinderen komen drie keer voor in lijsten, of helemaal niet
- Er kunnen boetes ontstaan voor afwezigheid bij het oude gezin
Veelgemaakte fouten
Misvatting 1: Ouder gekoppeld laten
Fout denken: “De vertrekkende ouder moet gekoppeld blijven aan het gezin.”
Waarom verkeerd: Dit zorgt voor verwarring, vooral bij co-ouderschap. De ouder blijft wel de ouder van het kind, maar maakt geen deel meer uit van het gezin.
Misvatting 2: Alles opnieuw aanmaken
Fout denken: “Bij scheiding moet je twee nieuwe gezinnen maken en de kinderen opnieuw aanmaken.”
Waarom verkeerd: Dit is niet nodig en zorgt voor verwarring. Kinderen en ouders mogen maar één keer voorkomen in Reinaert.
Misvatting 3: Huidig gezin niet meer gebruiken
Fout denken: “Bij scheiding mag je het huidige gezin niet meer gebruiken.”
Waarom verkeerd: Het huidige gezin kan gewoon blijven bestaan na aanpassing. Je hoeft niet alles opnieuw te maken.
Samenvatting
- Situatie 1: Kind blijft bij één ouder → Pas gezinsgegevens aan, koppel andere ouder los
- Situatie 2: Co-ouderschap → Doe Situatie 1 + maak nieuw gezin voor andere ouder
- Nooit: Twee nieuwe gezinnen maken of kinderen opnieuw aanmaken